KVKK Aydınlatma Metni
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında bilgilendirme metni.
Veri Sorumlusu Bilgileri
Veri Sorumlusu: Mehmet Gökalp (Bundan böyle "e-Finexa" olarak anılacaktır)
Merkez Adresi: İstanbul, Ataşehir, Esatpaşa Mahallesi, Sedir Sokak No:27/2
Vergi Kimlik Numarası (VKN): 3980867995
E-posta Adresi: [email protected]
İşbu Aydınlatma Metni, e-Finexa ("Şirket", "Biz" veya "Veri Sorumlusu") olarak, abonelik modeliyle çalışan web tabanlı ön muhasebe SaaS platformumuzun ("Platform") kullanımı sırasında toplanan kişisel verilerinizin; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve ilgili mevzuat uyarınca hangi yöntemlerle toplandığı, hangi amaçlarla işlendiği, kimlere aktarıldığı ve haklarınızın neler olduğu konusunda sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır. Şahıs şirketi statüsüyle faaliyet gösteren e-Finexa, veri sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerinizin gizliliğine ve güvenliğine en üst düzeyde önem vermektedir.
1. Kişisel Verilerin İşlenmesi
1.1. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri ve Toplama Yöntemleri
Kişisel verileriniz, Platform üzerinden hesap oluşturulması, abonelik işlemlerinin gerçekleştirilmesi, Trendyol ve Hepsiburada gibi pazar yeri API entegrasyonlarının sağlanması, anlaşmalı e-fatura özel entegratör sistemlerinin kullanılması ve Platform üzerinde gerçekleştirdiğiniz hareketler aracılığıyla tamamen veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanmaktadır. İşlenen veri kategorileri aşağıdaki tabloda detaylandırılmıştır:
| Veri Kategorisi | Kapsamındaki Kişisel Veriler |
|---|---|
| Kimlik Bilgileri | Ad, soyad, T.C. Kimlik Numarası (şahıs şirketi mükellefleri için), Vergi Kimlik Numarası, imza yetkilisi bilgileri. |
| İletişim Bilgileri | Elektronik posta adresi, cep telefonu numarası, iş yeri/ikamet adresi, fatura adresi bilgileri. |
| Müşteri İşlem Bilgileri | Üyelik hesap bilgileri, şifreler (kriptolanmış şekilde), sipariş geçmişi, API üzerinden çekilen pazar yeri sipariş verileri, fatura numaraları ve işlem logları. |
| Finansal Bilgiler | Abonelik bedeli tahsilatı için gerekli maskelenmiş kredi kartı bilgileri (BDDK lisanslı ödeme altyapısı sağlayıcısında tutulur), banka IBAN bilgileri, bakiye bilgileri. |
| İşlem Güvenliği ve Analitik Veriler | Cihaz IP adresi, tarayıcı bilgileri, oturum açma saatleri, çerez (cookie) kayıtları, tıklama verileri ve Platform içi gezinme süreleri. |
1.2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepleri
Toplanan kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen işleme şartları çerçevesinde aşağıdaki amaçlar ve hukuki sebepler doğrultusunda işlenmektedir:
- Bir Sözleşmenin Kurulması veya İfası (KVKK md. 5/2-c): Kullanıcı hesabı açılması, abonelik paketinin tahsisi, ön muhasebe hizmetlerinin sağlanması, pazar yerlerinden sipariş verilerinin çekilmesi ve e-fatura düzenlenmesi/iptali işlemlerinin aracı API sistemleri (ilgili özel entegratörler) üzerinden gerçekleştirilmesi.
- Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi (KVKK md. 5/2-ç): 5651 sayılı Kanun kapsamında sistem erişim loglarının tutulması, Vergi Usul Kanunu uyarınca mali kayıtların muhafazası ve yetkili kamu kurumlarının bilgi taleplerinin karşılanması.
- Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri (KVKK md. 5/2-f): Platformun bilgi güvenliğinin sağlanması, sistem performans hatalarının tespit edilmesi, hileli işlemlerin (fraud) önlenmesi ve yazılım kalitesinin artırılması.
- Açık Rıza (KVKK md. 5/1): Anonimleştirilemeyen analitik verilerin, ürün geliştirme ve davranışsal analiz amaçlarıyla yurt dışı menşeli altyapı sağlayıcılarına aktarılması (Bölüm 1.3'te açıklanmıştır).
1.3. Kişisel Verilerin Aktarımı ve Yurt Dışı Veri Aktarım Politikası
e-Finexa olarak temel prensibimiz, veri lokalizasyonu stratejimiz doğrultusunda müşteri verilerini (kimlik, finansal kayıtlar, fatura içerikleri, cari hesaplar) Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde bulunan güvenli sunucularda barındırmaktır. E-dönüşüm işlemleri kapsamında yasal zorunluluk gereği fatura içerikleriniz, teknik köprü işlevi görmemiz sebebiyle GİB yetkili anlaşmalı özel entegratörlerin sunucularına anlık olarak aktarılmaktadır.
Bununla birlikte, Platformun kullanıcı deneyimini (UX) ölçümlemek, arayüz performansını iyileştirmek ve kullanım istatistikleri oluşturmak amacıyla Google Analytics, Amplitude gibi analitik servis sağlayıcıları kullanılmakta ve belirli veriler yurtdışındaki sunuculara aktarılmaktadır. Bu aktarım işlemi sırasında; isim, vergi numarası, şirket unvanı veya fatura bilgileri gibi doğrudan kimlik tanımlayıcı veriler kesinlikle aktarılmamaktadır.
Aktarılan veriler, kullanıcıların hangi butonlara tıkladığı veya sayfalarda ne kadar süre geçirdiği gibi davranışsal verilerdir. Bu verilerdeki IP adresleri, teknik altyapımız ve entegre servislerin ayarları vasıtasıyla anonimleştirilmektedir (IP Masking). Anonimleştirilmiş veriler KVKK kapsamı dışında olup serbestçe yurt dışına aktarılabilir. Teknik kısıtlamalar nedeniyle anonimleştirmenin tam sağlanamadığı istisnai durumlarda ise, 7499 sayılı Kanun değişikliği ile güncellenen KVKK md. 9 uyarınca; Kurul tarafından onaylanan Standart Sözleşmelerin imzalanması (uygun güvencelerin sağlanması) veya gerektiğinde ilgili kullanıcının açık rızasına başvurulması yöntemleri ile veri aktarımı gerçekleştirilmektedir.
1.4. İlgili Kişinin KVKK Madde 11 Kapsamındaki Hakları
Veri sahibi olarak KVKK'nın 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVKK'da öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.
Bu haklara ilişkin taleplerinizi, kimliğinizi doğrulayıcı belgelerle birlikte Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak [email protected] adresine veya şirket yasal adresimize yazılı olarak iletebilirsiniz. Talebiniz en geç otuz (30) gün içinde yanıtlanacaktır. Kullanıcılar, sistemde paylaştıkları kişisel verilerin tam ve güncel olduğunu taahhüt eder; verilerde değişiklik olması durumunda e-Finexa'yı derhal bilgilendireceğini kabul ve beyan eder.